Sette opp organisasjonen

Oppsettet av organisasjonen er fundamentet alt annet bygger på. Planleggeren trenger rom og hendelsestyper, timelistene trenger stillingstyper, og rapportene trenger at alt dette er riktig fra start. Alt bor under Admin og krever administratorrolle.

Start med organisasjonsdetaljene

Under Admin → Organisasjon setter du organisasjonsnavn, standard tidssone, kontakt-e-post og standardspråk. Her laster du også opp logo og velger merkevarefarge — begge brukes i appen og på utskrifter som innkallinger.

Tidssonen og standardspråket arves av alt som opprettes senere, så sett disse først.

Rom og lokaler

Under Admin → Rom og lokaler legger du inn scenene, prøvesalene og verkstedene planleggingen skjer i. Hvert rom blir en rad i planleggeren, og romkonflikter oppdages per rom — så legg inn de rommene det faktisk planlegges i, ikke flere.

Hendelsestyper

Admin → Hendelsestyper er vokabularet planleggeren bruker: prøve, forestilling, gjennomgang, møte. Hver type har en farge og en kort forkortelse som vises i rutenettet. Et titalls typer holder lenge — for mange typer gjør planen vanskeligere å lese, ikke lettere.

Stillingstyper og arbeidsroller

Admin → Stillingstyper definerer arbeidstidsreglene timelistene regner med — normalarbeidstid, tillegg og hvile. Admin → Arbeidsroller er kompetansekatalogen: hvilke funksjoner folk kan fylle i en produksjon. Stillingstyper styrer tid og penger; arbeidsroller styrer bemanning.

Vanskelig å endre senere

Stillingstyper ligger til grunn for førte timer. Få reglene riktige før timelister tas i bruk, så slipper du å rydde i etterkant.

Sesonger og helligdager

Admin → Teatersesonger rammer inn planleggingsåret, og Admin → Helligdager forteller planleggeren og timelistene hvilke dager som er røde. Begge brukes av årsvisningen i planleggeren.

Når dette er på plass, er organisasjonen klar for sin første produksjon.